1. Amorim Cork Flooring S.A:n sitoumus
Amorim Cork Flooring S.A. on sitoutunut vaalimaan ja suojaamaan asianosaisten yksityisyyttä ja henkilötietoja.
Amorim Cork Flooring S.A. suosittelee tutustumaan tähän Tietosuojakäytäntöön ja siihen liittyviin päivityksiin.
1. Tietojen käsittelystä vastaava yksikkö ja tietosuojaa hoitava yksikkö
Henkilötietojesi keräämisestä ja käsittelystä vastaa palveluntarjoajana Amorim Cork Flooring S.A., joka päättää mitkä tiedot kerätään ja millä keinoin sekä mihin tarkoitukseen kerättyjä tietoja käytetään.
Amorim Cork Flooring S.A.:lla on tietosuojavastaava (Data Protection Officer), joka (i) valvoo tietojenkeräystavan noudattavan voimassaolevia standardeja, (ii) toimii yhteyshenkilönä mahdollisissa selvityspyynnöissä, (iii) tekee yhteistyötä valvontaviranomaisten kanssa, (iv) ohjeistaa ja neuvoo tietojenkäsittelyn rekisterinpitäjää yksityisyyteen ja tietosuojaan liittyvissä tehtävissä.
1. Henkilötiedot, henkilötietojen omistajat ja henkilötietojen kategoriat
Mitä henkilötiedot ovat ?
Henkilötiedot ovat luonteeltaan mitä tahansa ja missä tahansa muodossa olevia tietoja, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön. Henkilöä pidetään tunnistettavana, jos hänet voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti esimerkiksi nimen, tunnusnumeron, sijaintitietojen, sähköisen tunnisteen tai muiden elementtien avulla, jotka mahdollistavat kyseisen luonnollisen henkilön tunnistamisen.
Ketkä ovat henkilötietojen omistajia?
Asianosainen - luonnollinen henkilö, jota tiedot koskevat ja joka on käyttänyt Amorim Cork Flooring S.A.:n palveluita tai tuotteita. Esimerkiksi Amorim Cork Flooring S.A.:n asianosaisena on yhteyshenkilö, jonka kanssa on allekirjoitettu sopimus tavaran toimittamisesta tai palvelun tarjoamisesta. Asianosaisia voivat olla myös Amorim Cork Flooring S.A.:n mainos- ja markkinointikampanjoiden kohteena olevat henkilöt sekä henkilöt, jotka pyytävät tietoja Amorim Cork Flooring S.A.:n tarjoamista tuotteista ja palveluista.
Tältä osin Amorim Cork Flooring S.A. ilmoittaa, että se suojaa ja kunnioittaa myös näiden asianosaisten henkilötietoja ja oikeuksia.
Mitä eri henkilötietojen kategorioita käsittelemme?
Tunnistetiedot
Esimerkkejä
Tunnistaminen ja yhteystiedot
Profiili
Nimi; yritys; osoite; puhelin; faksi; sähköposti; tehtävänimike;
Asiakkaat tai potentiaaliset asiakkaat voidaan tunnistaa Amorim Cork Flooring S.A:n tuotteiden käyttöprofiilin perusteella (arkkitehti, suunnittelija, asentaja, rakentaja, loppukäyttäjä jne.).
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste, tarkoitus ja kesto
Millä perusteella Amorim Cork Flooring S.A. voi käsitellä henkilötietojasi?
Suostumus: Kun olet antanut nimenomaisen suostumuksesi etukäteen - kirjallisesti, suullisesti tai valitsemasi vaihtoehdon kautta - ja jos suostumus on vapaaehtoinen, tietoinen, tarkka ja yksiselitteinen. Esimerkkejä ovat mm. suostumuksesi suoramarkkinointiviestien vastaanottamiseen, profiilien luomiseen, puheluiden nauhoittamiseen; tai
Sopimuksen toteuttaminen ja sopimusta edeltävät menettelyt: kun henkilötietojen käsittely on välttämätöntä Amorim Cork Flooring S.A.:n kanssa allekirjoitetun sopimuksen allekirjoittamiseen, toteuttamiseen ja hallintaan, esim. tietopyyntöihin, palveluehdotusten valmisteluun, palvelujen tarjoamiseen, yhteyshenkilöiden / reklamaatioiden hallintaan, laskutukseen / perintään / maksuihin liittyen; tai
Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen: kun henkilötietojen käsittely on välttämätöntä Amorim Cork Flooring S.A.:ta sitovan laillisen velvoitteen noudattamiseksi, esim. tietojen välittäminen poliisille tai oikeus- tai veroviranomaisille tai muille viranomaisille; tai
Perusteltu intressi: kun henkilötietojen käsittely vastaa Amorim Cork Flooring S.A.:n tai kolmansien osapuolten laillista etua, esim. palvelun laadun parantaminen, petosten havaitseminen, kun niiden käytön syiden tulisi olla etusijalla tietojen omistajien oikeuksiin nähden.
Mihin tarkoituksiin ja kuinka kauan Amorim Cork Flooring S.A. käsittelee henkilötietojasi?
Amorim Cork Flooring S.A. käsittelee henkilötietojasi vain tavoitteen saavuttamiseksi määritellyn tarpeellisen ajan tai sovellettavasta tilanteesta riippuen, kunnes käytät vastustamissoikeuttasi, oikeutta tulla unohdetuksi tai peruuttaa suostumuksesi . Kun vastaava säilytysaika on kulunut umpeen, Amorim Cork Flooring S.A. poistaa tiedot tai tekee niistä anonyymeja, paitsi jos tietoja on säilytettävä toisessa tarkoituksessa, joka jatkuu edelleen.
Tarkoituksia
Esimerkkejä
Myynti, Markkinointi ja Institutionaalinen viestintä
Uusien tuotteiden tai palveluiden markkinointi tai myynti
Kulutusprofiilien analysointi
Uusien tuotteiden tai palveluiden soveltaminen ja kehittäminen
Institutionaalisen tiedon lähettäminen Amorim Cork Flooring S.A.:sta ja sen liiketoimintayksiköistä - koulutusaloitteista/sektorista, toiminnasta ja tuotteista tiedottamisesta.
Asiakassuhteen hallinta ja palveluiden tarjoaminen
Yhteystietojen, tietojen tai tilausten hallinta
Reklamaatioiden hallinta
Laskutus, perintä ja maksuliikenteen hallinta
Viestintä sopimussuhteen puitteissa
Kirjanpito, verotus ja hallinto
Kirjanpito, laskutus
Komissioiden hallinta
Verotus, sisältäen tietojen lähettämisen veroviranomaisille.
Oikeudenkäyntien hallinnointi
Oikeudellinen ja muu ulkopuolinen perintä
Riita-asioiden hallinnointi
Fyysisen turvallisuuden valvonta
Toimitilojen videovalvonta
Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn ja säilyttämisen määräajat?
Amorim Cork Flooring S.A. käsittelee ja tallentaa henkilötietojasi niiden tarkoitusten mukaisesti, joita varten niitä kerätään. On tapauksia, joissa laki vaatii tietojen käsittelyä ja säilyttämistä tietyn vähimmäisajan, esimerkiksi tietoja, joita tarvitaan veroviranomaisille ilmoittamiseen kirjanpitoa tai verotusta varten, tai kaupallista kirjanpitoa koskevia tietoja, joita on säilytettävä 10 vuotta, ja tiedot rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjumiseksi, joita on säilytettävä seitsemän vuotta.
Mutta, ilman erityistä juridista velvoitetta, tietoja käsitellään vain niin kauan kuin on tarpeen niiden tavoitteiden toteuttamiseksi, jotka johtivat tietojen alkuperäiseen keräämiseen ja säilyttämiseen, ja aina CNPD: n (=Portugalin tietosuojaviranomainen) lain, ohjeiden ja päätösten mukaisesti.
Siten:
Amorim Cork Flooring S.A. käsittelee ja ylläpitää henkilötietojasi kanssasi solmitun sopimussuhteen keston ajan.
Toimitilojensa videovalvontaan liittyen Amorim Cork Flooring S.A. säilyttää kuva- ja henkilötietoihisi liittyvät tallenteet enintään 30 päivän ajan.
Amorim Cork Flooring S.A. voi ylläpitää muita henkilötietoja kauemmin kuin sopimussuhteen kesto edellyttää joko suostumuksesi perusteella tai varmistaakseen sopimukseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteutumisen tai koska sillä on siihen juridinen oikeus, mutta aina rajoitetun ajan, joka on ehdottoman välttämätön tavoitteiden saavuttamiseksi sekä CNPD:n ohjeiden ja päätösten mukaisesti.
5. Henkilötietojen keruun tapa ja ajoitus
Milloin ja miten keräämme henkilötietojasi?
Keräämme henkilötietoja suostumuksellasi tai kun aloitat kaupallisen yhteistyön Amorim Cork Flooring S.A:n kanssa.
Tiedot voidaan kerätä suullisesti, kirjallisesti tai Amorim Cork Flooring S.A.:n verkkosivuston kautta.
Henkilötietojen omistajan oikeudet
Mitkä ovat oikeutesi?
Oikeus saada tietoa - oikeus saada tietää mitä henkilötietojasi käsitellään ja mihin tarkoitukseen sekä esim. mikä on tietojen säilytysaika.
Oikeus nähdä/kuulla tai saada kopio tiedoista, esimerkiksi laskuista, kirjallisista sopimuksista tai puheluista, joissa olet osapuolena ja jotka on tallennettu.
Oikaisuoikeus - oikeus vaatia virheellisten henkilötietojesi oikaisemista tai puutteellisten henkilötietojen, kuten osoitteen, verottajan vaatimien tietojen, sähköpostin, puhelinnumeroiden tai muiden vastaavien oikaisemista.
Oikeus tietojen poistamiseen tai "oikeus tulla unohdetuksi" - oikeus poistaa henkilötietosi edellyttäen, että niiden säilyttämiselle ei ole päteviä perusteita, esim. tapaukset, joissa Amorim Cork Flooring S.A.:n on säilytettävä tiedot lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai koska oikeudellinen prosessi on käynnissä.
Oikeus siirrettävyyteen - oikeus saada meille antamasi tiedot ajanmukaisessa digitaalisessa muodossa ja automaattisella lukutoiminnolla tai pyytää tietojen siirtoa suoraan toiselle yhteisölle, josta tulee uusi henkilötiedoistasi vastuussa oleva yhteisö, mutta tämä vain, jos se on teknisesti mahdollista.
Oikeus peruuttaa suostumus tai vastustamisoikeus - oikeus vastustaa tietojen tallentamista tai peruuttaa suostumus milloin tahansa tietojenkäsittelyn aikana, esim. jos kyseessä on tietojen käsittely markkinointitarkoituksiin, edellyttäen, että ei ole oikeutettuja etuja, jotka ylittävät sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, kuten oikeuden puolustaminen oikeusprosessissa.
Rajoitusoikeus - oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista seuraavilla tavoilla: (i) käsittelyn keskeyttäminen tai (ii) käsittelyn rajoittaminen tiettyihin tietokategorioihin tai käsittelytarkoituksiin.
Automatisoitu profiili ja tulokset - Amorim Cork Flooring S.A. voi profiloida asianosaisia esim. heidän mieltymystensä ja kiinnostuksen kohteidensa perusteella voidakseen tarjota palveluita, parantaa tuotteiden ja palvelujen laatua tai räätälöidä suoramarkkinointiviestintää edellyttäen, että tällainen on tarpeen asianomaisen henkilön ja Amorim Cork Flooring S.A:n välisen sopimuksen allekirjoittamiseksi tai toteuttamiseksi tai perustuu tietojen omistajan suostumukseen.
Kun henkilötietojen käsittely, mukaan lukien prosessointiprofiilien käsittely, on yksinomaan automaattista (ilman minkäänlaista ihmisen puuttumista asiaan) ja sillä voi olla sinulle oikeusvaikutuksia tai muuten vaikuttaa merkittävästi sinuun, sinulla on oikeus olla joutumatta mihinkään kyseiseen automatisoituun päätöksentekoon, lukuun ottamatta laissa säädettyjä poikkeuksia, ja sinulla on oikeus varmistaa, että Amorim Cork Flooring S.A. ryhtyy asianmukaisiin toimenpiteisiin oikeuksien, vapauden ja laillisten etujen turvaamiseksi, mukaan lukien oikeus ihmisen väliintuloon Amorim Cork Flooring SA:n päätöksentekoprosessissa, oikeus ilmaista mielipiteesi tai kiistää henkilötietojen automaattisen käsittelyn perusteella tehty ratkaisu.
Valitusoikeus - oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, CNPD:lle, yrityksen tai tietosuojavaltuutetun lisäksi.
Kuinka voit käyttää oikeuksiasi?
Oikeuksien käyttäminen on ilmaista, paitsi silloin, kun pyyntö on selvästi perusteeton tai kohtuuton, jolloin kustannuksista voidaan periä kohtuullinen maksu.
pyynnöstä, jolloin voidaan periä kohtuullinen maksu kustannusten perusteella.
Tiedot on toimitettava kirjallisesti, mutta pyynnöstä ne voidaan antaa suullisesti. Tässä tapauksessa Amorim Cork Flooring S.A.:n on varmistettava henkilöllisyytesi muulla kuin suullisella tarkistuksella.
Pyyntöihin on vastattava viimeistään 30 päivän kuluessa, ellei pyyntö ole erityisen monitahoinen.
Lähetä pyyntö seuraavaan osoitteeseen:
Data Protection Officer
Amorim Cork Flooring, S.A.
Rua do Ribeirinho, nº 202. Apartado 13 4536 - 907 S.Paio Oleiros
Portugal
1. Henkilötietojen välittäminen
Missä olosuhteissa henkilötietosi toimitetaan muille yhteisöille, alihankkijoille tai kolmansille osapuolille?
Tietosi voidaan välittää alihankkijoille, jotta he voivat käsitellä niitä Amorim Cork Flooring SA:n nimissä ja puolesta. Tällöin Amorim Cork Flooring SA ryhtyy tarvittaviin sopimustoimenpiteisiin varmistaakseen, että alihankkijat kunnioittavat ja suojelevat asianosaisten henkilötietoja.
Tietoja voidaan välittää myös kolmansille osapuolille - muille yhteisöille kuin Amorim Cork Flooring S.A. tai alihankkijoille - jos tietojen omistaja on antanut suostumuksensa tähän, tai yhteisöille, joille tiedot on lain mukaan toimitettava, kuten veroviranomaisille.
Missä tilanteissa Amorim Cork Flooring S.A. siirtää tietosi kolmanteen maahan?
Amorim Cork Flooring S.A. saattaa joutua siirtämään henkilötietosi Euroopan unionin ulkopuolelle kolmanteen maahan, jota ei ole sisällytetty niiden maiden luetteloon, joiden EU:ssa on jo katsottu täyttävän henkilötietojen suojan riittävän tason. Tällaisissa tapauksissa Amorim Cork Flooring S.A. varmistaa, että tiedonsiirto suoritetaan tiukasti sovellettavia lakisääteisiä normeja noudattaen.